工作內(nèi)容:
1.接待服務(wù) ? 負(fù)責(zé)來訪人員的接待、登記、引導(dǎo)工作,根據(jù)來訪目的通知相關(guān)部門或人員,確保來訪人員得到及時(shí)、禮貌的接待。 ? 解答訪客的基本咨詢,如公司部門分布、業(yè)務(wù)范圍等,樹立公司良好的第一印象。
2. 電話處理 ? 接聽公司總機(jī)電話,禮貌、清晰地應(yīng)答,準(zhǔn)確記錄來電信息,及時(shí)轉(zhuǎn)接或傳達(dá)給相關(guān)人員 ,避免重要電話遺漏。 ? 過濾騷擾電話和無關(guān)信息,確保公司員工不被不必要的電話干擾。
3. 郵件與快遞管理 ? 負(fù)責(zé)公司郵件、包裹、快遞的收發(fā)、登記工作,及時(shí)通知收件人領(lǐng)取,并做好簽收記錄,確保郵件快遞不丟失、不積壓。 ? 對寄出的郵件、快遞進(jìn)行分類整理,準(zhǔn)確填寫快遞單,選擇合適的快遞服務(wù),并跟蹤物流信息。
4. 辦公環(huán)境維護(hù) ? 保持前臺區(qū)域及周邊環(huán)境的整潔、美觀,及時(shí)整理桌面文件、宣傳資料等物品。 ? 負(fù)責(zé)會議室的預(yù)約、使用登記及會前準(zhǔn)備(如設(shè)備調(diào)試、茶水準(zhǔn)備等)、會后清理工作,保障會議的順利進(jìn)行。
5. 物資管理 ? 管理公司的辦公用品、文具等物資,做好入庫、出庫登記,定期盤點(diǎn)庫存,及時(shí)申請補(bǔ)充短缺物資。 ? 協(xié)助發(fā)放辦公用品,監(jiān)督員工領(lǐng)用情況,避免浪費(fèi)和丟失。
6. 行政支持 ? 協(xié)助行政部門完成一些基礎(chǔ)工作,如考勤統(tǒng)計(jì)、員工胸牌制作與發(fā)放、名片印制等。 ? 參與公司活動的籌備和組織工作,如年會、團(tuán)建活動等,負(fù)責(zé)簽到、物資準(zhǔn)備等相關(guān)事宜。
7. 安全管理 ? 監(jiān)督外來人員佩戴訪客證件,確保公司人員及財(cái)產(chǎn)安全。 ? 熟悉公司的安全通道、消防設(shè)施位置,在緊急情況下協(xié)助疏散人員,維護(hù)現(xiàn)場秩序。
職位要求:
一、學(xué)歷與專業(yè) :要求大專及以上學(xué)歷。 行政管理、文秘、旅游管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先考慮,但非相關(guān)專業(yè)者若具備其他優(yōu)勢也可勝任。
二、工作經(jīng)驗(yàn) :有 1 - 2 年前臺接待或行政相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先,應(yīng)屆畢業(yè)生如有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)和學(xué)習(xí)能力也可考慮。
三、技能要求 :熟練使用常用辦公軟件,如 Microsoft Office 套件(Word、Excel、PowerPoint),能夠進(jìn)行文檔編輯、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和演示文稿制作等工作。 ? 熟悉使用辦公自動化設(shè)備,如電話交換機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等,能進(jìn)行基本的操作和簡單故障排除。 ? 具備良好的文字處理能力,能夠快速、準(zhǔn)確地錄入信息,撰寫簡單的通知、郵件等文檔。
四、能力素質(zhì) :
1、具備良好的溝通能力,能夠與不同部門的同事、來訪客戶等進(jìn)行有效的溝通,包括語言表達(dá)清晰、準(zhǔn)確,善于傾聽和理解他人需求,以及具備良好的商務(wù)禮儀和溝通技巧。
2、擁有較強(qiáng)的服務(wù)意識,以熱情、友好的態(tài)度對待每一位來訪者和來電者,能夠主動為他人提供幫助和解決問題,確保客戶和員工都能得到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。
3、需具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力,能夠在面對突發(fā)情況或復(fù)雜問題時(shí)保持冷靜,迅速做出合理的判斷和處理,例如遇到緊急訪客、電話高峰或設(shè)備故障等情況時(shí)能夠靈活應(yīng)對。
4、要有良好的組織協(xié)調(diào)能力,能夠合理安排和協(xié)調(diào)前臺的各項(xiàng)工作任務(wù),如接待來訪、接聽電話、郵件收發(fā)等,確保工作有序進(jìn)行;同時(shí),在協(xié)助組織公司活動或會議時(shí),能夠有效地協(xié)調(diào)各方資源。
5、注重細(xì)節(jié),在處理各類事務(wù)時(shí),如訪客登記、文件整理、物資管理等,能夠做到認(rèn)真仔細(xì),避免出現(xiàn)錯誤或疏漏。 ? 具備一定的抗壓能力,能夠在工作壓力較大的情況下,如公司業(yè)務(wù)繁忙、來訪人員眾多時(shí),依然保持良好的工作狀態(tài)和服務(wù)質(zhì)量。