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有經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。主要負(fù)責(zé)會(huì)議全程的接待服務(wù)、流程協(xié)調(diào)及后勤支持。工作要求： 一、會(huì)前準(zhǔn)備工作 1. 會(huì)議信息確認(rèn) - 提前與會(huì)議主辦方對(duì)接，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、議程安排等關(guān)鍵信息。 - 確認(rèn)嘉賓名單（如重要領(lǐng)導(dǎo)、VIP客戶）、座位安排（如主席臺(tái)、嘉賓席、普通席）及特殊需求（如雙語(yǔ)服務(wù)、無(wú)障礙設(shè)施等）。 2. 場(chǎng)地與物資布置 - 協(xié)助布置會(huì)場(chǎng)：擺放桌簽、引導(dǎo)牌、背景板、橫幅等，確保視覺呈現(xiàn)符合會(huì)議主題。 - 準(zhǔn)備接待物資：簽到表、嘉賓胸牌、會(huì)議資料袋（含議程、筆、筆記本等）、飲用水、茶杯/瓶裝水、紙巾等。 - 檢查設(shè)備運(yùn)行：調(diào)試音響、麥克風(fēng)、投影儀、LED屏、簽到系統(tǒng)（如電子簽到設(shè)備）等，確保正常使用。 3. 人員協(xié)調(diào)與分工 - 與禮儀、安保、餐飲等團(tuán)隊(duì)溝通，明確崗位職責(zé)（如引導(dǎo)路線、應(yīng)急處理流程）。 - 提前培訓(xùn)臨時(shí)接待人員（如兼職禮儀），確保服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。 二、會(huì)議期間接待服務(wù) 1. 嘉賓接待與簽到 - 在會(huì)場(chǎng)入口迎接嘉賓，微笑問(wèn)候并引導(dǎo)簽到： - 普通參會(huì)者：核對(duì)姓名后發(fā)放資料、胸牌，指引座位。 - VIP嘉賓：專人接待，引導(dǎo)至休息室或?qū)僮唬峁﹤€(gè)性化服務(wù)（如茶水、會(huì)議資料提前送達(dá)）。 - 處理簽到異常：如嘉賓信息未登記、臨時(shí)增加參會(huì)人員，及時(shí)與主辦方溝通解決。 2. 引導(dǎo)與秩序維護(hù) - 指引嘉賓至正確會(huì)場(chǎng)，尤其在多分會(huì)場(chǎng)的情況下，確保路線清晰（如張貼指示標(biāo)、安排引導(dǎo)員）。 - 維持會(huì)場(chǎng)入口秩序，提醒參會(huì)者關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，避免大聲喧嘩。 - 協(xié)助主辦方控制入場(chǎng)時(shí)間，及時(shí)提醒遲到人員盡快入座，不影響會(huì)議進(jìn)程。 3. 會(huì)議支持服務(wù) - 茶水服務(wù)：根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，適時(shí)為嘉賓添水（如中場(chǎng)休息時(shí)、發(fā)言間隙），注意輕手輕腳不干擾會(huì)議。 - 資料補(bǔ)充：及時(shí)為遺漏資料的嘉賓補(bǔ)發(fā)文件，或協(xié)助傳遞會(huì)議所需物品（如話筒、白板筆等）。 - 突發(fā)情況處理： - 設(shè)備故障：立即聯(lián)系技術(shù)人員維修，或啟用備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、投影儀）。 - 緊急事件：如嘉賓身體不適，迅速聯(lián)系醫(yī)護(hù)人員并協(xié)調(diào)離場(chǎng)；如火災(zāi)等突發(fā)情況，引導(dǎo)疏散至安全區(qū)域。 4. 信息傳遞與溝通 - 及時(shí)向主辦方反饋會(huì)場(chǎng)動(dòng)態(tài)（如參會(huì)人數(shù)統(tǒng)計(jì)、嘉賓特殊需求）。 - 協(xié)助傳遞會(huì)議臨時(shí)通知（如議程調(diào)整、臨時(shí)新增環(huán)節(jié)），通過(guò)小聲提示或便簽告知相關(guān)人員。 三、會(huì)后收尾工作 1. 嘉賓送別與反饋收集 - 會(huì)議結(jié)束后，在出口送別嘉賓，致謝并詢問(wèn)體驗(yàn)感受（如需收集反饋，可提供紙質(zhì)或電子問(wèn)卷）。 - 協(xié)助VIP嘉賓安排車輛、行李搬運(yùn)等善后事宜。 2. 資料與物資整理 - 回收未使用的資料、胸牌、桌簽等物品，分類整理后交還主辦方或存檔。 - 統(tǒng)計(jì)消耗物資（如飲用水、紙筆用量），反饋至后勤部門以便補(bǔ)貨。 3. 場(chǎng)地恢復(fù)與結(jié)算 - 配合保潔團(tuán)隊(duì)清理會(huì)場(chǎng)，恢復(fù)桌椅擺放原狀，檢查是否有嘉賓遺留物品（如有，及時(shí)聯(lián)系失主）。 - 與場(chǎng)地提供方、設(shè)備租賃方等核對(duì)費(fèi)用，協(xié)助完成結(jié)算流程。 4. 會(huì)議總結(jié)與記錄 - 整理接待過(guò)程中的問(wèn)題與亮點(diǎn)（如簽到效率、嘉賓投訴點(diǎn)），形成書面總結(jié)報(bào)告提交給上級(jí)。 - 歸檔會(huì)議相關(guān)資料（如簽到表、嘉賓名單），以便后續(xù)會(huì)議參考。 四、其他職責(zé) - 行政支持：協(xié)助預(yù)訂會(huì)議室、安排餐飲（如茶歇、午餐）、對(duì)接酒店住宿等后勤事務(wù)。 - 形象管理：保持前臺(tái)區(qū)域整潔，個(gè)人著裝符合會(huì)議規(guī)格（如正裝、禮儀制服），舉止得體、語(yǔ)言規(guī)范（如使用普通話、禮貌用語(yǔ)）。 - 跨部門協(xié)作：與銷售、會(huì)務(wù)、IT等團(tuán)隊(duì)密切配合，確保會(huì)議全流程無(wú)縫銜接。 崗位核心能力要求 - 溝通能力：善于傾聽需求，表達(dá)清晰，具備良好的客戶服務(wù)意識(shí)。 - 應(yīng)變能力：快速處理突發(fā)狀況，如人員沖突、設(shè)備故障等。 - 組織協(xié)調(diào)力：有序安排接待流程，協(xié)調(diào)多方資源。 - 細(xì)節(jié)把控：注重簽到準(zhǔn)確性、資料完整性、服務(wù)及時(shí)性等細(xì)節(jié)。 - 工具熟悉度：掌握會(huì)議管理軟件（如騰訊會(huì)議、Zoom）、電子簽到系統(tǒng)、辦公軟件（Excel/Word）等。