職位描述:行政+前臺,英語可以作為工作語言
1. 核心行政支持(約70%工作時間):
· 海外商旅全流程管理: 負責員工海外出差簽證辦理、國際機票預訂、海外酒店預訂、長包房、境外交通安排等,確保行程順暢、合規(guī)、高性價比。
· 英文溝通協(xié)調: 直接與海外酒店、航司、租車公司及簽證服務機構等通過郵件或電話進行英文溝通,處理預訂、變更、確認及售后事宜。
· 差旅政策與費用: 熟悉并執(zhí)行公司差旅政策,協(xié)助員工完成出差申請和費用報告的初步審核與提交。
· 文檔與數(shù)據(jù)管理: 整理和維護差旅記錄、合同及供應商檔案,進行簡單的費用數(shù)據(jù)分析。
2. 前臺接待與日常行政(約30%工作時間):
· 前臺接待: 負責前臺接待區(qū)的環(huán)境維護,訪客登記,對接通知相關部門員工。
· 快遞管理: 負責公司信件、包裹的收發(fā)、登記與分發(fā)。
· 會議室管理: 協(xié)調安排會議室的預訂,準備會議所需設備、茶歇等。
· 行政后勤支持: 協(xié)助辦理新員工入職手續(xù)、辦公用品采購與管理、辦公室環(huán)境維護等其他行政事務。
職位要求:
必備條件:
· 學歷專業(yè): 大專及以上學歷,行政管理、文秘、商務英語、旅游管理等相關專業(yè)優(yōu)先。
· 工作經(jīng)驗: 擁有1-3年行政助理或相關崗位工作經(jīng)驗,必須具備為多人統(tǒng)籌安排海外商務旅行(包括簽證、國際機票、酒店等)的實操經(jīng)驗。
· 語言能力: 具備良好的英文溝通能力,能夠熟練使用英文進行郵件書寫和電話溝通(CET-4或同等水平以上為佳)。
· 技能要求:
· 熟練使用Microsoft Office辦公軟件(Word, Excel, PPT, )。
· 熟悉國內外主流商旅預訂平臺(例如:攜程商旅、航司官網(wǎng)、Booking.com, Expedia等)的操作。
優(yōu)先考慮:
· 有為科技公司或外企支持經(jīng)驗者優(yōu)先。
· 有處理多國簽證(如美、歐、日等)經(jīng)驗者優(yōu)先。
· 有前臺接待工作經(jīng)驗者優(yōu)先