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合公司級大型會議由行政部負責的情況，對董經(jīng)辦文員的崗位職責及任職要求優(yōu)化如下：
一、崗位職責（直接上級：董事長助理）
1. 日常行政與行程保障
- 協(xié)助董事長助理精準規(guī)劃董事長日常行程（會議、會見、出差等），與行政部對接涉及董事長參與的公司級大型會議時間，確保行程無沖突，并提前做好提醒。
- 負責董事長辦公室日常運維，包括文件整理、環(huán)境維護、辦公用品管理，及辦公設(shè)備的日常檢查與故障初步協(xié)調(diào)。
- 對接公司各部門，傳遞董事長及助理的工作指令，同步收集執(zhí)行反饋并及時匯報，保障信息傳遞高效準確。
2. 文書與檔案管理
- 協(xié)助起草、錄入、校對董事長相關(guān)的文件、報告、講話稿等材料，確保內(nèi)容合規(guī)、格式規(guī)范，按要求完成打印、裝訂。
- 負責董事長相關(guān)文件、合同、重要資料的分類歸檔、保密保管，建立清晰的檢索體系，滿足快速查閱需求。
- 收集整理行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)、公司核心數(shù)據(jù)等信息，按董事長助理要求匯總分析，為決策提供基礎(chǔ)資料支持。
3. 會議與活動支持（聚焦董事長參與場景）
- 針對董事長主持或核心參與的非公司級會議（如高層專項會、小型商務(wù)會等），負責會議通知、議程擬定、會場簡易布置、會議記錄及紀要整理。
- 配合行政部做好公司級大型會議中與董事長相關(guān)的保障工作，如提前確認董事長參會流程、準備個人發(fā)言材料、協(xié)調(diào)現(xiàn)場銜接等。
- 協(xié)助籌備董事長參與的商務(wù)接待、小型內(nèi)部活動等，配合董事長助理完成流程對接與細節(jié)落實。
4. 溝通與信息統(tǒng)籌
- 負責董事長日常通訊（電話、郵件、來訪）的初步篩選與傳遞，按權(quán)限處理常規(guī)事務(wù)，重要信息第一時間匯報董事長助理。
- 協(xié)助董事長助理協(xié)調(diào)內(nèi)外部關(guān)鍵對接事宜，跟進需董事長關(guān)注的事項進展，確保閉環(huán)。
二、任職要求
- 學歷與專業(yè)：本科及以上學歷，行政管理、文秘、漢語言文學等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
- 經(jīng)驗要求：1-2年以上文秘、行政助理相關(guān)工作經(jīng)驗，有大型企業(yè)董辦或高管秘書經(jīng)驗者優(yōu)先。
- 能力素質(zhì)：
- 具備優(yōu)秀的文字功底，熟練掌握公文寫作規(guī)范，能精準理解并呈現(xiàn)上級意圖。
- 邏輯清晰，執(zhí)行力強，能高效處理多線程工作，注重細節(jié)和保密意識。
- 熟練使用辦公軟件（Word、Excel、PPT、Outlook等）及辦公設(shè)備。
- 溝通協(xié)調(diào)能力強，能得體對接內(nèi)外部人員，配合行政部及其他部門推進工作。
- 其他：形象氣質(zhì)良好，抗壓能力強，具備高度的責任心和職業(yè)素養(yǎng)。