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行政專員（后勤與費用管理方向）職位描述

核心職責(zé)：全面負(fù)責(zé)公司后勤保障體系的日常運營管理，并統(tǒng)籌員工費用報銷流程的高效執(zhí)行，確保行政工作有序、合規(guī)、低成本運行。

一、后勤管理（門房、餐廳、清潔工、公務(wù)車）

1. 門房管理
- 監(jiān)督門房人員的日常工作規(guī)范，包括人員及車輛進(jìn)出登記、訪客接待引導(dǎo)、安全巡查等。
- 維護(hù)門房區(qū)域的整潔與秩序，確保門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等正常運作。
2. 餐廳管理
- 協(xié)調(diào)餐廳供應(yīng)商，保障員工餐食的質(zhì)量、衛(wèi)生與準(zhǔn)時供應(yīng)，定期收集員工反饋并優(yōu)化餐品。
- 負(fù)責(zé)餐廳的日常巡檢，監(jiān)督衛(wèi)生狀況、食材儲存及設(shè)備維護(hù)，處理用餐相關(guān)的突發(fā)問題。
3. 清潔管理
- 制定并監(jiān)督執(zhí)行辦公區(qū)域、公共區(qū)域的清潔計劃，確保清潔工作達(dá)標(biāo)。
- 管理清潔人員團(tuán)隊或外包清潔服務(wù)，進(jìn)行工作安排、檢查與考核。
4. 公務(wù)車管理
- 負(fù)責(zé)公務(wù)車輛的調(diào)度、使用登記與日常維護(hù)保養(yǎng)安排，確保車輛狀況良好。
- 管理司機(jī)團(tuán)隊（若有），規(guī)范行車安全與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，處理車輛使用中的異常情況（如違章、事故）。

二、費用報銷管理

1. 負(fù)責(zé)員工日常費用報銷單據(jù)的接收、審核工作，確保票據(jù)真實、合規(guī)，報銷內(nèi)容符合公司財務(wù)制度。
2. 指導(dǎo)員工規(guī)范填寫報銷單，解答報銷相關(guān)疑問，對不符合要求的單據(jù)進(jìn)行退回并說明原因。
3. 及時將審核通過的報銷單據(jù)提交至財務(wù)部門，并跟蹤報銷款項的支付進(jìn)度，確保員工報銷款及時到賬。
4. 定期整理報銷數(shù)據(jù)，協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行費用統(tǒng)計與分析，提出費用優(yōu)化建議。

三、其他行政支持

1. 協(xié)助組織公司各類會議、活動的后勤保障工作。
2. 負(fù)責(zé)行政相關(guān)物資的采購、入庫與分發(fā)管理。
3. 完成上級交辦的其他行政事務(wù)。

任職要求

- 大專及以上學(xué)歷，行政管理、工商管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
- 具備1年以上行政后勤或費用報銷相關(guān)工作經(jīng)驗，熟悉行政工作流程及財務(wù)報銷規(guī)范。
- 具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力和抗壓能力，工作細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)。
- 熟練使用Office辦公軟件，具備基本的數(shù)據(jù)分析能力。