一.檔案收集與整理:負(fù)責(zé)總經(jīng)辦各類文件、合同、會(huì)議記錄、決議等資料的收集、分類、編號(hào)及裝訂工作,確保檔案收集的完整性與及時(shí)性;嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范,對(duì)收集到的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理,編制檔案目錄及索引,方便后續(xù)查詢與使用。
二.檔案存儲(chǔ)與保管:建立并維護(hù)檔案存儲(chǔ)體系,妥善管理紙質(zhì)檔案與電子檔案,確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合安全、防潮、防火、防蟲等要求;定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、缺失等問題,保障檔案的安全性和完整性。
三.檔案借閱與利用:根據(jù)總經(jīng)辦及其他部門需求,提供檔案查閱、復(fù)印、掃描等服務(wù),協(xié)助相關(guān)人員高效利用檔案資源,同時(shí)做好檔案利用記錄與反饋。
四.檔案信息化管理:推進(jìn)檔案信息化建設(shè),將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù);熟練運(yùn)用檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案的信息化檢索、統(tǒng)計(jì)與分析,提高檔案管理工作效率和信息化水平。
五.保密與安全管理:嚴(yán)格遵守保密制度,確保檔案信息的安全性和保密性,防止檔案信息泄露;采取必要的安全措施,防范檔案管理過程中的各類風(fēng)險(xiǎn),如網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)丟失等,保障檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
六.其他工作:協(xié)助總經(jīng)辦完成其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù),如檔案管理規(guī)章制度的修訂與完善、檔案管理培訓(xùn)與宣傳等;積極配合公司其他部門的工作,提供必要的檔案支持與服務(wù)。
任職要求:
- 教育背景:檔案學(xué)、信息管理與信息系統(tǒng)、文秘等相關(guān)專業(yè)大專及以上學(xué)歷,具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)。?
- 工作經(jīng)驗(yàn):具有 1 - 3 年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),熟悉檔案管理的全流程操作;有在企業(yè)總經(jīng)辦或行政部門從事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。?
- 專業(yè)技能:熟練掌握檔案分類、編目、檢索等專業(yè)技能,熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;能夠熟練使用辦公軟件(如 Word、Excel、PPT 等)及檔案管理軟件,具備一定的電子檔案管理和信息化處理能力。?
- 職業(yè)素養(yǎng):工作認(rèn)真細(xì)致,具有較強(qiáng)的責(zé)任心和耐心,能夠保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性;具備良好的保密意識(shí),嚴(yán)格,能夠保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性;具備良好的保密意識(shí),嚴(yán)格遵守保密制度,確保檔案信息安全;具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)合作精神,能夠與公司各部門有效溝通協(xié)作,共同完成檔案管理工作任務(wù)。?
- 其他要求:身體健康,能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要;具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和應(yīng)變能力,能夠不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能,適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展變化。